Moderne software voor de planning van gezinszorg bij Welzijnskoepel West-Brabant

Kruisbestuiving van vakkennis en ervaring is een belangrijke sleutel tot succes. Dat blijkt uit de geslaagde samenwerking tussen Déhora en Welzijnskoepel West-Brabant. Het resultaat? Een efficiënte en geavanceerde planningsoplossing voor zowel gezinszorg als aanvullende thuiszorg.

Regionale gezinszorg en thuiszorg

Welzijnskoepel West-Brabant is een samenwerkingsverband van 26 OCMW’s (Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn) in de regio Halle-Vilvoorde, rondom Brussel. De leden van Welzijnskoepel West-Brabant kunnen een beroep doen op verschillende regionale diensten, waarvan de regionale dienst gezinszorg veruit de grootste is.

Voor het leveren van gezinszorg zijn dagelijks meer dan 100 medewerkers in opdracht van 16 OCMW’s onderweg om kwalitatieve zorg aan huis te leveren. Op jaarbasis worden er maar liefst 110.000 uur aan zorg geleverd aan 741 gezinnen. Vandaag is de gezinszorgdienst van Welzijnskoepel West-Brabant al de op twee na grootste publieke gezinszorgdienst in Vlaanderen. Voor aanvullende thuiszorg is er tot slot een samenwerking met 2 OCMW’s, goed voor 6 medewerkers.

Van handmatig werk naar digitale planning

Door de jaren heen zag Welzijnskoepel West-Brabant het aantal zorguren en medewerkers flink toenemen, maar het planningssysteem bleef achter. Regionale verantwoordelijken maakten eigen Excel-overzichten, die op papier werden gezet, ingevoerd en gecontroleerd door de administratie. Dit was tijdrovend en foutgevoelig. Met elke roosterwijziging moesten collega’s telefonisch op de hoogte gebracht worden. Bij Welzijnskoepel West-Brabant draait alles ook om flexibiliteit. Door ziekte, vakantie en ruilingen zijn de werkroosters continu in beweging.

Davy Rottiers, administratief medewerker bij Welzijnskoepel West-Brabant, vertelt: “Bovendien moest elke prestatie manueel worden bijgehouden voor facturatie en subsidiëring. Dit was niet langer werkbaar met losse Excel-bestanden voor élke regio. We hadden dringend behoefte aan een moderne planningsoplossing.”

Dit leidde tot een grondige digitaliseringsslag op het gebied van personeelsplanning waarbij Déhora werd gekozen als softwarepartner. Déhora bood met Planpoint niet alleen een softwareoplossing, maar stelde zich op als kennispartner om mee te denken over een ideale planningsoplossing binnen gezinszorg. Tom Troch, coördinator thuiszorg, licht toe: “Bij de selectie van software keken we niet alleen naar kostprijs, maar ook naar kennis en flexibiliteit. Déhora bood ons Planpoint aan als oplossing met de expertise en klantgerichtheid om onze specifieke noden aan te pakken.”

Innovatie door samenwerking

Wat begon met het idee voor een roostersoftware, groeide uiteindelijk uit tot een totaaloplossing waarin alle aspecten van gezinszorg samenkomen: werkroosters, cliëntendossiers, administratie, prestatieregistratie en zelfs routebegeleiding. De keuze voor een co-creatiemodel maakte dat Planpoint op maat werd ontwikkeld en toch breed inzetbaar is voor de sector.

“Planpoint bundelt alle administratieve, ondersteunende en planningsprocessen in één platform. We hebben nu een totaaloplossing waarin werkroosters, administratie, facturatie en zelfs routebegeleiding samenkomen,” aldus Tom. “Hierdoor kunnen wij nog betere zorg aan huis leveren, met minder papierwerk en minder foutgevoelige processen.”

Minder administratie, meer waardevolle tijd

Met Planpoint hebben medewerkers en coördinatoren van Welzijnskoepel West-Brabant nu altijd toegang tot actuele planningen en gewerkte uren. Dit verlicht de administratieve last aanzienlijk en heeft het gebruik van fysieke documenten drastisch teruggedrongen. “Planpoint is echt een complete oplossing die ons werk niet alleen makkelijker maakt, maar ons ook tijdswinst oplevert,” vertelt Davy enthousiast. “Die extra tijd kunnen we investeren in waardevolle taken, en tegelijk sparen we ook een hoop papier uit – goed voor ons en voor de bomen!” lacht hij.

Integratie met Vesta en KSZ

Een van de grote pluspunten van Planpoint is de soepele integratie met externe systemen zoals Vesta en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ). Deze koppelingen zorgen voor directe toegang tot actuele cliëntinformatie, wat de nauwkeurigheid in facturatie en subsidieaanvragen verbetert. Voor Welzijnskoepel West-Brabant betekent dit een naadloze, geïntegreerde oplossing die zowel de zorgplanning als de administratie efficiënt stroomlijnt.

Betrokkenheid van verzorgenden

Ook voor de zorgverleners zelf biedt Planpoint een enorme vooruitgang. Dankzij de web-based applicatie kunnen zij via hun smartphone hun persoonlijke rooster, cliëntendossiers en registratieopties eenvoudig raadplegen. Met de Employee Self Service (ESS) functie registreren ze zelf onkosten, ziekmeldingen en zelfs opmerkingen over cliënten. Dit laatste is vooral waardevol voor de opvolging door mantelzorgers, artsen of familie. “Zorgverleners kunnen tijdens hun bezoeken observaties en veranderingen noteren – of het nu gaat om de gezondheidstoestand van de cliënt, gedragsveranderingen of behoeften aan extra ondersteuning. Dit is enorm handig,” licht Davy toe.

“De mobiele app van Planpoint is heel intuïtief en gebruiksvriendelijk,” voegt hij eraan toe. “Voor onze zorgverleners betekent dit minder papierwerk en een vlotte, moderne ervaring. Als je Facebook kunt gebruiken, dan kun je ook Planpoint gebruiken.”

Highlights van deze samenwerking

Planpoint biedt Welzijnskoepel West-Brabant een schaalbare oplossing die klaar is voor toekomstige uitdagingen. “We hebben samen een software gebouwd die al onze processen ondersteunt,” zegt Tom trots. “Het voelt goed om nu een oplossing te hebben die flexibel en duurzaam is, en ons klaar maakt voor alles wat komt.”

• Efficiëntere planning en tijdswinst: Het planningsproces verloopt nu aanzienlijk sneller dankzij de digitalisering en de centrale opslag van gegevens.
• Automatische communicatie: Medewerkers worden direct op de hoogte gesteld van roosterwijzigingen.
• Integratie met externe systemen: Planpoint koppelt met Vesta en KSZ, zodat cliëntinformatie automatisch actueel is en naadloos wordt gebruikt voor facturatie en rapportages.
• Gebruiksvriendelijke mobiele toegang: Verzorgenden hebben toegang tot hun persoonlijke roosters en cliëntdossiers via hun smartphones.
• Employee Self Service (ESS): Medewerkers kunnen via hun telefoon declaraties, ziektemeldingen en opmerkingen eenvoudig invoeren, wat zorgt voor extra efficiëntie en minder papierwerk.
• Duurzame samenwerking met kennisdeling: Door het co-creatiemodel blijft de oplossing doorontwikkeld, passend bij de specifieke behoeften van de gezinszorgsector.