Workforce management: meer dan personeelsplanning

Workforce Management (WFM) is een strategisch en holistisch proces dat verschillende aspecten van personeelsbeheer inhoudt. Het omvat onderling verbonden processen en activiteiten die samen zorgen voor een optimale, gezonde en productieve personeelsinzet. Dit varieert van personeelsbeheer (HR/HRM) en personeelsplanning tot capaciteitsmanagement, tijdbeheer, forecasting en naleving van wet- en regelgeving.

Het doel van WFM is om je medewerkers doordacht en duurzaam in te zetten. Dit bereik je met analyses, softwaretools, goede roosters, duidelijke afspraken en structurele opvolging. Het gaat erom de juiste mensen, met de juiste kwalificaties en motivatie, op de juiste plaats en tijd in te zetten, zowel nu als in de toekomst.

WFM is dus een essentieel concept voor organisaties van elke omvang en sector. Hoe professioneler je WFM wordt uitgevoerd, hoe effectiever je werknemers kunnen worden ingezet, wat resulteert in betere prestaties van je organisatie.

Personeelsplanning of Workforce Management?

Personeelsplanning en Workforce Management zijn sterk met elkaar verbonden, maar worden vaak ten onrechte als synoniemen gebruikt. Hoewel er overlap is, bestaat er ook een duidelijk onderscheid tussen beide begrippen.

Personeelsplanning richt zich, in de meeste organisaties, op operationeel beheer en de opmaak van korte-termijn werkroosters. Het doel is om een balans te vinden tussen je beschikbare personeelsbezetting en de benodigde arbeidscapaciteit voor de dagelijkse werkzaamheden.

Workforce Management (WFM), zoals eerder beschreven, omvat veel meer dan alleen het maken van werkroosters. Het omvat ook capaciteitsplanning en biedt tools voor verbeterde operationele personeelsplanning. Voor de meest optimale benadering van personeelsbeheer raden wij dan ook aan om verder te kijken dan alleen je dagelijkse roosters.

De voordelen van Workforce Management

Verbeterde productiviteit, meer flexibiliteit, lagere loonkosten, betere klantenservice en betere personeelsplanning; dit zijn enkele van de vele voordelen van Workforce Management (WFM). Daarnaast vergroot WFM je concurrentiepositie en je aantrekkelijkheid als werkgever.

WFM geeft je organisatie de mogelijkheid sneller te reageren op veranderende vraag of onverwachte situaties. Dit biedt flexibiliteit zonder verlies van efficiëntie of servicekwaliteit en kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Door overbezetting en onderbezetting te minimaliseren en overuren in te perken, verlaag je personeelskosten.

Een goed uitgevoerd WFM zorgt tot slot voor een gezondere en productievere werkomgeving. Een evenwichtige personeelsinzet bevordert betrokkenheid, zelfsturing en een betere balans tussen werk en privé. Dit vermindert stress en burn-out en zorgt ervoor dat medewerkers zich gewaardeerd voelen.

Kortom, door te investeren in Workforce Management leg je een stevige basis voor de groei en het succes van je organisatie.

Hoe werkt Workforce Management?

WFM bestaat uit verschillende onderling verbonden processen en activiteiten die klant- en medewerkerstevredenheid, duurzaamheid en efficiëntie bevorderen.

Effectief personeelsbeheer

Effectief personeelsbeheer draait om het optimaal benutten van de vaardigheden, voorkeuren en beschikbaarheid van je medewerkers. Dit betekent nauwlettend de contracten, uren en competenties van je medewerkers opvolgen. Het doel is dat je medewerkers binnen de afgesproken uren werken en dat de personeelsbezetting efficiënt en compliant is.

Personeelsplanning (workforce planning)

Het doel van personeelsplanning is simpel: ervoor zorgen dat de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plaats is om de vereiste werkzaamheden uit te voeren. Personeelsplanning is echter meer dan alleen het inplannen van je medewerkers. Je hebt te maken met variabelen zoals vakantie, werkaanbod, ziekte, prioriteiten en meer.

Prognoses en capaciteitsmanagement

Een essentieel onderdeel van WFM is vooruitkijken. Capaciteitsmanagement betekent het voorspellen van de personeelsbehoefte en tijdig ingrijpen om over- en onderbezetting te voorkomen. Zo weet je bijvoorbeeld of er in bepaalde periodes extra personeel nodig is, of dat je voor specifieke projecten bepaalde vaardigheden nodig hebt.

Beheer van tijd en aanwezigheid

Het beheer van tijd (werkuren, overuren en afwezigheden) en aanwezigheid is een belangrijk aspect van WFM. Goed tijdbeheer geeft je grip op gewerkte en nog te werken tijd, zorgt voor een vlotte salarisadministratie en biedt een houvast om de meest optimale personeelsbezetting te bepalen.

Workforce Analytics

Workforce analytics omvat dan weer het verzamelen, analyseren en interpreteren van data over tijd, personeel en werkzaamheden in je WFM. Dit biedt inzicht in trends, patronen en prestaties, waardoor je als organisatie beter onderbouwde beslissingen kunt nemen.

Compliance met wet- en regelgeving

Een vaak over het hoofd gezien onderdeel van WFM is de naleving van werkgerelateerde wet- en regelgeving. Denk aan harde regels die vallen onder wetgeving en arbeidsreglementering, of zachte tijdregels met betrekking tot over- en meeruren, voorkeuren en aantal diensten/uren per periode.

Software voor Workforce Management

Personeelsplanning is behoorlijk complex, met veel variabelen. Veel administratieve taken zijn repetitief, tijdrovend en foutgevoelig. Moderne WFM-software maakt deze taken eenvoudiger, waardoor vervelend papierwerk en ingewikkelde spreadsheets overbodig worden. Volgens ons heeft élke organisatie baat bij een WFM-oplossing, vooral organisaties met verschillende teams, snel veranderende capaciteiten en fluctuerend werkaanbod.

Een effectief WFM-systeem kan je bedrijf echt naar een hoger niveau tillen. Het verbetert planning tijdens piekmomenten, verhoogt productiviteit en stimuleert de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers.

• Vaardigheden en Verplichtingen Bijhouden: Een WFM-systeem zoals Planpoint registreert vaardigheden, contractuele verplichtingen en taken van medewerkers. Dit helpt bij evaluaties, trainingen, urenbeheer en automatische personeelsplanning.
• Geavanceerde Roostermogelijkheden: Moderne WFM-software biedt diverse online roostermogelijkheden. Dit varieert van beslissingsondersteunende functies tot automatische roostercontroles op basis van wensen, vaardigheden en persoonlijke voorkeuren.
• Analyse van Trends en Data: Een WFM-systeem analyseert trends en historische gegevens, en maakt zowel je huidige bezetting als toekomstige personeelsbehoefte zichtbaar. Hierdoor kun je tijdig aanpassingen maken.
• Registratie van Tijd en Aanwezigheid: In sommige WFM-software kunnen medewerkers tijd en aanwezigheid registreren via hun smartphone. Leidinggevenden kunnen via een gedetailleerd overzicht uren controleren, afwijkingen accorderen en prestaties valideren. De uren kunnen vervolgens eenvoudig naar de payroll worden doorgestuurd.
• Dashboards en Rapportages: Moderne WFM-software biedt uitgebreide dashboards en rapporten over cruciale data zoals uren, taken, afwezigheden, productiviteit, werkzaamheden en klantinteracties.
• Naleving van Regelgeving: De juiste WFM-software zorgt automatisch voor naleving van wet- en regelgeving. Planpoint is configureerbaar voor verschillende contracten, regels en wetten, zowel nationaal als internationaal.