5 redenen om je WFM software te koppelen

Stel, je maakt gebruik van afzonderlijke software voor payroll, tijdsregistratie, en personeelsplanning. In de basis is al deze software goed, maar de kopzorgen komen wanneer al deze toepassingen dézelfde medewerker- en tijdinformatie nodig hebben, maar ze niet aan elkaar gekoppeld zijn.

Daarnaast kost het veel tijd om uren vanuit urenregistratie handmatig in de planningsoftware te zetten (of omgekeerd), of je maakt kleine fouten bij het manueel uitrekenen en doorgeven van prestaties aan je sociaal secretariaat. Dat kan anders.

Door je software achter de schermen (via een API) met elkaar te laten praten met andere software kan je veilig en snel gedeelde informatie uitwisselen. Met daarbij heel wat voordelen.

1. Nooit meer dubbele invoer

Met een vlot koppelbare WFM software voorkom je dubbele invoer van prestaties, gewerkte tijden en persoonsgegevens. Dankzij de automatische uitwisseling van gegevens bespaar je enerzijds een hoop tijd, die je kan gebruiken voor andere activiteiten. Je wint anderzijds aan productiviteit.

2. Voorkom fouten

Elke handmatige handeling met betrekking tot informatie geeft ruimte voor een typefout, een foutieve berekening of gegevens die in de verkeerde cel zijn gekopieerd. Een fout is snel gebeurd. Maar die fouten kunnen serieuze gevolgen hebben voor je collega’s en klanten. Bijvoorbeeld bij facturatie, loonberekening of loonadministratie. Dankzij een (automatische) integratie of koppeling tussen twee tools voorkom je dergelijke domme, overbodige fouten.

3. Werk een stuk efficiënter

Dankzij een integratie van je WFM software in je HRIS infrastructuur verlopen ook verschillende processen soepeler. Je verzamelt sneller belangrijke informatie over je medewerkers en je personeelsroosters. Die informatie kan vervolgens meteen na verwerking weer gedeeld worden met een ander systeem. Een goede uitwisseling van informatie ondersteunt klantgericht werken en maakt een snellere opvolging mogelijk.

4. Altijd en overal de juiste informatie

Informatie inzake personeelsplanning wijzigt voortdurend. Heb je helaas geen koppeling tussen je programma’s? Dan moeten aanpassingen in verschillende systemen manueel worden ingevoerd. Met het risico op verouderde informatie. Met een hoogwaardige integratie tussen systemen is deze informatie echter altijd up to date én overal in je organisatie vindbaar. Aanpassingen worden realtime samengevoegd, verstuurd en weer ontvangen.

5. Flexibiliteit en schaalbaarheid

Moderne software biedt je tot slot flexibiliteit en vrijheid in je softwarekeuze. Je kan gebruik blijven maken van je vertrouwde HR or ERP toepassingen én tegelijk kiezen voor de beste WFM software voor jouw organisatie. Zo is Planpoint makkelijk te integreren met bijna alle andere HRM software. Het aan elkaar koppelen van software maakt je organisatie ook nog eens schaalbaar voor groei en uitbreiding. De mogelijkheden van koppelingen zijn eindeloos en moderne plansoftware is (meestal) snel ingehaakt.

Enkele praktische voorbeelden:

HRIS (Human Resources Information System) software:

Koppel Planpoint aan een HRIS om onder andere basisgegevens van werknemers te delen, zoals namen, functies, dienstjaren, verloning en beschikbaarheid. Deze integratie maakt het mogelijk om je personeelsplanning nauwkeuriger af te stemmen op de beschikbare medewerkers en hun specifieke vaardigheden.

Sociaal secretariaat

Met de koppeling tussen Planpoint en loonadministratiesoftware kan de gewerkte tijd van werknemers automatisch worden geëxporteerd naar het loonsysteem. Dit vermindert de handmatige invoer van gegevens, minimaliseert fouten en vereenvoudigt het loonproces.

Tijdregistratiesystemen

Planpoint kan worden geïntegreerd met tijdregistratiesystemen, zoals biometrische scanners of tijdregistratie-apps, om de werkelijk gewerkte uren van medewerkers vast te leggen. Hierdoor kan je jouw roosters beter afstemmen op de werkelijke arbeidstijd en kan je sneller afwijkingen in jouw planning opsporen.

Verkoop- of order-systemen:

Door je WFM-software te integreren met verkoop- of ordersystemen, kan de software gegevens over transacties, nieuwe installaties en omzet ontvangen. Hierdoor kan de planning beter worden afgestemd op de verwachte vraag, waardoor over- of onderbezetting wordt voorkomen.

Rapportage- en analysesoftware:

Door je Planpoint te koppelen aan rapportage- en analysehulpmiddelen, kunnen managers gedetailleerde inzichten krijgen in de personeelsbezetting, bezettingsgraden, efficiëntie en andere relevante KPI’s. Dit helpt bij het nemen van geïnformeerde beslissingen en het optimaliseren van de planning.

Tot slot, hoe koppel je software aan elkaar?

Of software onderling (vlot) te koppelen is hangt vooral af van de vraag of er API’s beschikbaar zijn en zo niet, of je huidige softwarepartner bereid is om mee te werken. In het meest gunstige geval hebben de systemen die je wilt koppelen zo een een API (Application Programming Interface).

Een API zorgt ervoor dat systemen op een veilige en flexibele manier data kunnen uitwisselen. API’s zijn modulair, herbruikbaar en gestandaardiseerd. Sommige softwarepakketten hebben echter (nog) geen API beschikbaar. In dit geval gaan wij in gesprek met je huidige softwarepartner om te kijken wat de mogelijkheden zijn.